Često postavljana pitanja
RKI dokumentacija nakon primjene kod pacijenta – ključna pitanja jasno objanjena.
Što znaci dokumentacija nakon primjene kod pacijenta u obradi instrumenata?
Ona povezuje odobrenu sterilizacijsku seriju s lijecenim pacijentom u dokumentaciji pacijenta. Tako se bez prekida može dokazati koji je obrađeni instrument korišten kod kojeg pacijenta. Osnova su KRINKO/BfArM 2012 i MPBetreibV § 8.
Moram li dokumentirati koji je instrument korišten kod kojeg pacijenta?
Za kritične medicinske proizvode (kritično A i B) zahtijeva se sljedivost do serije. U praksi se naljepnica serije odnosno barkod pridružuje pacijentu, tako da ostaje transparentno koja je serija primijenjena kod kojeg pacijenta.
Kako povezujem sterilizacijsku seriju s pacijentom u papirnatom kartonu?
Nakon primjene skidate naljepnicu serije s pakiranja i zalijepljujete je u karton pacijenta. Naljepnica sadrži minimalno broj serije i datum sterilizacije te rok valjanosti odnosno rok skladištenja sterilnog materijala i tako osigurava sljedivost.
Kako funkcionira povezivanje s pacijentom kod digitalnog kartona pacijenta?
Na pakiranju se nalazi barkod s istim informacijama o seriji. Nakon primjene očitavate barkod skenerom koji podatke izravno prenosi u polje softvera digitalnog kartona. To štedi vrijeme i izbjegava pogreške pri unosu.
Što mora pisati na naljepnici za sljedivost?
Minimalno broj serije i datum sterilizacije, uz rok valjanosti odnosno rok skladištenja sterilnog materijala. Ti podaci osiguravaju sljedivost do serije. Označava se pakiranje, a ne pojedinačni instrument.
Moram li označavati pojedine instrumente poput pinceta?
Ne. Pakirani autoklav-sterilizirani setovi ili pojedinačni instrumenti oznacavaju se samo na pakiranju, a ne na samom instrumentu. Označavanje se vrši na strani folije i osigurava sljedivost do serije.
Koliko dugo moram čuvati dokumentaciju o obradi?
Zapisi o obradi moraju se prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.8) čuvati najmanje 5 godina. Za dokumentaciju pacijenta drugi pravni propisi mogu propisivati dulje rokove; oni ostaju nepromijenjeni.
Smijem li dokumentaciju o obradi čuvati na slikovnim ili podatkovnim nosačima?
Da. Prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.8) zapisi se smiju pohranjivati i elektronicki. Potrebno je osigurati da tijekom cijelog roka čuvanja ostanu dostupni i čitljivi te da se izmjene transparentno bilježe.
Moraju li se indikatorske i helix-testne trake dugoročno čuvati?
Pojedine indikatorske trake serija i sterilizatora ne moraju se dugoročno čuvati. Međutim, mora se dokumentirati i čuvati samo odobrenje serije, uključujući procesne parametre, odluku o odobrenju i osobu koja je odobrila (KRINKO 2.2.8).
Mora li dokumentacija biti zaštićena od manipulacije i nepromjenjiva?
Da. Prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.8) izvorni sadržaj unosa ne smije biti učinjen nečitljivim, a izmjene moraju ostati prepoznatljive. Digitalni softver za dokumentaciju stoga treba voditi revizijski siguran zapis o izmjenama.
Kako ispravljam pogrešan unos u digitalnoj dokumentaciji serija?
Izvorni unos ne smije biti učinjen nečitljivim. Revizijski siguran softver biljezi ispravak s vremenskim zigom i obradivacem, tako da stari i novi status ostaju prepoznatljivi. Tako ostaje ispunjen zahtjev nepromjenjivosti prema KRINKO 2.2.8.
Zašto serija mora biti dokumentirano odobrena prije povezivanja s pacijentom?
Tek odobrena serija povezuje se s pacijentom. Odobrenje se vrši usporedbom procesnih parametara s izvještajem o validaciji te provjerom pakiranja i označavanja od strane imenovane osobe (KRINKO 2.2.7). Naljepnica odnosno barkod sadrži odobreni broj serije.
Tko smije odobriti sterilizacijsku seriju?
Samo pisano imenovane osobe ovlaštene za odobrenje. Iz razloga upravljanja kvalitetom te se osobe moraju pisano imenovati (KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.7). Odobrenje se vrši tek nakon usporedbe procesnih parametara s izvještajem o validaciji.
Kakvu vezu mora dokumentacija serija imati sa standardnom radnom uputom?
Dokumentirane mjerne vrijednosti i odluka o odobrenju moraju dokazati da je proces protekao u skladu sa standardnom radnom uputom i protokolom validacije (KRINKO 2.2.8). Tek ta usporedba opravdava odobrenje i potom povezivanje serije s pacijentom.
Je li dovoljna ručna oznaka ili trebam naljepnice?
Ručno označavanje na strani folije jednako je dopušteno kao rješenje s naljepnicama ili barkodovima. Odlučujuće je da sljedivost do serije ostane osigurana. Kod digitalnog kartona barkod olakšava prijenos bez pogrešaka.
Na kojoj strani sterilnog pakiranja se označava?
Označavanje se u pravilu vrši na strani folije, a ne na papirnatoj strani. Papirnata strana važna je za prodor pare i ne smije se tiskati niti lijepiti. Tako sterilna barijera ostaje netaknuta, a sljedivost osigurana.
Trebam li u svakoj ordinaciji povezivanje instrumenata s pacijentom?
Sljedivost do serije prema KRINKO zahtijeva se posebno za kritične medicinske proizvode (kritično A i B). Za nekritične instrumente povezivanje s pacijentom nije obavezno. Jasno razgraničenje izbjegava pretjeranu dokumentaciju.
Koji instrumenti moraju biti dokumentirani u vezi s pacijentom?
Prije svega kritični medicinski proizvodi (kritično A i B) koji dolaze u kontakt s krvlju, sluznicom ili ostecenom kozom. Za njih se prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.6) zahtijeva sljedivost do serije.
Kada označavam pakiranje -- prije ili nakon autoklaviranja?
Uvijek nakon sterilizacije. Minimalno se broj serije upise na pakirane instrumente, najbolje prikladnom olovkom za sterilizaciju. Naljepnice za praćenje također se lijepe tek nakon sterilizacije.
Kako se dodjeljuje broj serije za dokumentaciju?
Broj serije je uzastopni broj koji se povećava za jedan pri svakom programskom ciklusu uređaja. On povezuje sterilizacijski protokol, označavanje pakiranja i povezivanje s pacijentom te seriju čini jednoznačno sljedivom.
Mogu li povezivanje s pacijentom obaviti digitalno barkod skenerom?
Da. Barkod skener radi kao HID uređaj poput tipkovnice i unosi skenirane podatke o seriji bez posebne konfiguracije u svako uobičajeno programsko polje. Tako prenosite seriju izravno u digitalni karton pacijenta.
Koje su prednosti digitalne dokumentacije u odnosu na papir?
Štedi vrijeme zahvaljujući automatiziranom prikupljanju podataka, smanjuje papir i izbjegava pogreške ručnih unosa. Osim toga, jednostavno se integrira u postojeći softver ordinacije i omogućuje revizijski sigurnu, uvijek dostupnu pohranu.
Zašto termopapir blijedi i kako osigurati čitljivost?
Ispisi na termopapiru mogu s godinama izblijedjeti. Budući da dokumentacija mora ostati čitljiva tijekom cijelog roka čuvanja (KRINKO 2.2.8), preporučuje se hladna, suha i od svjetla zaštićena pohrana ili dodatno digitalno osiguranje skeniranjem.
Koliko dugo je termopapir postojan?
Ispisi na termopapiru u praksi traju otprilike 5 godina, uz hladnu i suhu pohranu i dulje. To je iskustvena vrijednost, a ne norma. Budući da čitljivost mora biti zajamčena tijekom roka čuvanja, dodatno digitalno skeniranje je smisleno.
Što moram predočiti na higijenskoj reviziji u vezi s dokumentacijom pacijenta?
Trebali biste moći bez prekida dokazati koja je odobrena serija koriscena kod kojeg pacijenta, uključujući odobrenje serije i protokole obrade. Dosljedno povezivanje instrument-serija-pacijent pojednostavljuje revizije i ispunjava MPBetreibV i RKI preporuke.
Koji su uređaji potrebni za digitalnu dokumentaciju nakon primjene kod pacijenta?
Potrebni su vam računalo u ordinaciji s digitalnim kartonom pacijenta, barkod skener (USB/HID) te po potrebi pisač za naljepnice/etikete za generiranje barkodova serije. Dodatno, softver za dokumentaciju sa zapisom o izmjenama služi za revizijski sigurnu pohranu.
Kako dokumentiram seriju koja se koristi kod više pacijenata?
Svako pakiranje nosi broj serije; za svakog pacijenta zalijepljuje se pripadajuca naljepnica ili se skenira barkod. Tako nastaje za svakog pacijenta zasebno povezivanje sa zajednickom odobrenom serijom, bez gubitka sljedivosti.
Stvara li autoklav sterilizacijske protokole za dokumentaciju sam?
Da. Autoklavi Klasse B automatski generiraju i pohranjuju sterilizacijske protokole s datumom, programom i procesnim parametrima. Oni se mogu pohraniti na USB, prenijeti putem LAN/WLAN ili ispisati i temelj su dokumentacije serija.
Gdje mogu pronaći predloške za dokumentaciju i odobrenje serija?
Steri24 besplatno stavlja na raspolaganje predloške, primjerice ručni obrazac za odobrenje serija. Alternativno, dokumentaciju serija i odobrenje obavite digitalno besplatnom aplikacijom ClavioSoft, uključujući revizijski sigurnu pohranu.
Koja je razlika između dokumentacije serija i povezivanja s pacijentom?
Dokumentacija serija dokazuje pravilan tijek sterilizacijskog procesa i odobrenje serije (KRINKO 2.2.8). Povezivanje s pacijentom potom tu odobrenu seriju povezuje s konkretnim pacijentom i time zatvara lanac sljedivosti.
Je li dokumentacija povezana s pacijentom obavezna za podologiju i njegu stopala?
Ako obrađujete kritične instrumente na ljudima, označavanje i sljedivost do serije vrijede i u podologiji i njezi stopala. Povezivanje s kartonom pacijenta osigurava dokaz koja je serija primijenjena kod kojeg pacijenta.
Koje obveze dokumentiranja ima stomatološka ordinacija nakon primjene kod pacijenta?
Stomatološke ordinacije moraju za kritične instrumente osigurati sljedivost do serije i odobrenu seriju povezati s kartonom pacijenta. Uz to dolaze odobrenje serije i čuvanje protokola obrade (najmanje 5 godina prema RKI).
Je li dokumentacija povezana s pacijentom potrebna u studijima za tetoviranje i piercing?
Ako se obrađuju kritični instrumenti koji dolaze u kontakt s krvlju, primjenjuju se KRINKO zahtjevi za sljedivost do serije. Povezivanje odobrene serije s dokumentacijom klijenta stvara dokaz bez prekida.
Kako preuzimam postojeću dokumentaciju pri preuzimanju ordinacije?
Postojeći zapisi o obradi moraju se nastaviti voditi i tijekom tekućeg roka (najmanje 5 godina prema KRINKO 2.2.8) ostati dostupni i čitljivi. Izblijedjele papirnate ispise trebali biste radi sigurnosti dodatno digitalno skenirati.
Što propisuje MPBetreibV § 8 o dokumentaciji obrade?
MPBetreibV § 8 zahtijeva odgovarajuću validiranu obradu s dokumentiranom provedbom. Zajedno s KRINKO preporukama proizlazi obveza dokumentacije serija, odobrenja i sljedivosti obrađenih medicinskih proizvoda.
Na što se odnosi sljedivost -- na instrument ili seriju?
Kod kritično A i B sljedivost mora biti osigurana do pripadajuće serije, kod kritično C do pojedinog obradenog proizvoda (KRINKO 2.2.6). U svakodnevnoj praksi povezivanje se stoga najčešće vrši putem broja serije na pakiranju.
Kako se razlikuju kritično A, B i C u pogledu dokumentacije?
Kod kritično A i B dovoljna je sljedivost do serije; kod kritično C, dakle proizvoda s povisenim zahtjevima, mora se pratiti do pojedinog obradenog proizvoda (KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.6). Prema tome se ravna opseg dokumentacije.
Što sve pripada potpunoj dokumentaciji serija?
Zabilježene mjerne vrijednosti procesnih parametara i odluka o odobrenju, svaka s referencom na osobu koja odobrava i seriju. Moraju dokazati da je proces protekao u skladu sa standardnom radnom uputom i protokolom validacije (KRINKO 2.2.8).
Kako bez prekida povezujem seriju i pacijenta?
Tako da naljepnicu serije zalijepite u karton pacijenta ili barkod skenirate u digitalni karton. Preduvjet je prethodno dokumentirano odobrena serija čiji se broj serije nalazi na naljepnici odnosno barkodu.
Moram li dokumentaciju voditi i kod uređaja s odobrenjem putem zaslona osjetljivog na dodir?
Odobrenje se smije izvršiti digitalno na uređaju, no dokumentacija serija s procesnim parametrima, odlukom o odobrenju i osobom koja odobrava mora se sacuvati. Povezivanje s pacijentom potom se vrši putem naljepnice ili barkoda u kartonu.
Koliko košta digitalna dokumentacija nakon primjene kod pacijenta?
Softver ClavioSoft za odobrenje serija, dokumentaciju i revizijski sigurnu pohranu je besplatan. Dodatni troškovi nastaju samo za hardver poput barkod skenera ili pisača za naljepnice, ako ih koristite za digitalnu varijantu.
Kako u slučaju štete ili spora dokazujem koji je instrument pacijent primio?
Putem broja serije pohranjenog u kartonu pacijenta može se pratiti pripadajuca odobrena serija i njezin protokol obrade. Taj neprekidni lanac instrument-serija-pacijent središnji je dokaz i osigurava sigurnost pacijenta.
Moram li dokumentirati i rok valjanosti odnosno rok skladištenja sterilnog materijala?
Da, oni pripadaju podacima na pakiranju. Pri odredivanju roka skladištenja sterilnog materijala treba uzeti u obzir vrstu pakiranja, transport i uvjete skladištenja (KRINKO 2.2.6). Tako ostaje vidljivo do kada je sterilni materijal bio sigurno primjenjiv.
Kako pravilno odrediti rok skladištenja sterilnog materijala?
Mjerodavni su vrsta pakiranja, transport i uvjeti skladištenja (KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.6). Utvrden rok zajedno s brojem serije i datumom sterilizacije ide na pakiranje i u lanac sljedivosti.
Tko je odgovoran za pravilnu dokumentaciju nakon primjene kod pacijenta?
Odgovoran je vlasnik odnosno od njega pisano imenovana osoba ovlaštena za odobrenje. Ona osigurava da su serije dokumentirano odobrene i pravilno povezane s dokumentacijom pacijenta (MPBetreibV § 8, KRINKO 2.2.7/2.2.8).
Koji softver pomaže u revizijski sigurnoj dokumentaciji serija?
Softver za dokumentaciju poput besplatnog ClavioSoft obavlja dokumentaciju i odobrenje serija u samo nekoliko klikova te sve revizijski sigurno pohranjuje. Biljezi izmjene na transparentan način i time ispunjava zahtjev nepromjenjivosti.
Je li sama pohrana u sterilizatoru dovoljna kao dokumentacija pacijenta?
Ne. Uređaj pohranjuje sterilizacijske protokole i procesne parametre, no povezivanje odobrene serije s konkretnim pacijentom vrši se dodatno putem naljepnice ili barkoda u kartonu pacijenta. Tek oboje zajedno zatvara lanac sljedivosti.
Kako pronalazim pogodene pacijente ako se serija naknadno reklamira?
Putem broja serije unesenog u kartone pacijenata mogu se identificirati svi pacijenti kod kojih je ta serija primijenjena. Neprekidno povezivanje serija-pacijent upravo je za to osnova i omogućuje ciljano djelovanje.
Mora li se dokumentacija povezana s pacijentom u Austriji ili Švicarskoj provoditi drukčije?
Osnovno nacelo sljedivosti do serije i povezivanja s pacijentom vrijedi neovisno o zemlji. U Austriji i Švicarskoj, međutim, nacionalni propisi (npr. ONorm, kantonalni propisi) mogu odstupati u pogledu rokova i forme; provjerite ih dodatno.
Nudi li Steri24 podršku pri dokumentaciji obrade instrumenata?
Da. Za tekuću dokumentaciju na raspolaganju je besplatni softver ClavioSoft za odobrenje serija i revizijski sigurnu pohranu; u okviru validacije i održavanja dobivate i pripadajuca izvješća. Rado vas savjetujemo pri odabiru odgovarajućih rješenja.