Dokumentacija i softver
Dokumentacija i softver: bez papira i spremno za reviziju
Kraj papirologije: kako svaku seriju dokumentirati digitalno, cjelovito i izravno u softveru vaše ordinacije.
Njemačka Austrija Švicarska
Kratki odgovor
Pomoću SteriTrace dokumentirate oslobađanje serije bez papira i izvozite ga u svaki uobičajeni softver ordinacije. To štedi sate svaki tjedan — a čini inspekciju opuštenom.
Razumijevanje digitalne dokumentacije
Od načina funkcioniranja do povezivanja s vašim softverom — sve važno na jednom mjestu.
Informacije o povezivanju SteriTrace softvera
Cjelovita dokumentacija bez papira koju razumije svaki softver ordinacije.
Saznajte višeKompatibilnost sa softverom ordinacije
Koji softver ordinacije surađuje sa SteriTrace.
Saznajte višeDokumentacija obrade instrumenata
Kontrola serije, oslobađanje i dokumentacija spremna za reviziju — pravilno izvedeno.
Saznajte višeNe morate to sami riješiti
Najčešće brige naših kupaca — i kako ih rješavamo.
„Što je zapravo SteriTrace?“
Dokumentacija serije bez papira na dodirnom zaslonu — odobrena u 3 klika, i za osoblje koje nije vješto s IT-om.
„Hoće li to funkcionirati s mojim IT sustavom?“
Izvoz u svaki softver ordinacije putem mrežne mape/FTP-a — a sve po želji radi potpuno offline.
Kraj papirologije.
Dokumentacija serije bez papira, spremna za reviziju, koju razumije svaki softver ordinacije. Ušteđeni sati — svaki tjedan.
Što kažu naši kupci
4,9 od 5 zvjezdica na Googleu — iz verificiranih recenzija.
MK
Maud Kolb · Google
„Brza dostava, dobro savjetovanje, odlična cijena. Održavanje i validacija u blizini. Sretna sam. Hvala!“
SG
Stephanie Grebe · Google
„Oduševljena sam vrlo dobrim, iskrenim i strpljivim savjetovanjem. Osjećala sam se u dobrim rukama.“
4,9 od 5 na Googleu Medicinski proizvod Klasse B · EN 13060 · TÜV SÜD Servis na licu mjesta u Hrvatskoj Obiteljska tvrtka od 1957.
.png "Preview: Clavio DokuSoft")
1 do 1 (od ukupno 1)
Često postavljana pitanja
Dokumentacija i softver – ključna pitanja jasno objanjena.
Što je SteriTrace?
SteriTrace je rješenje za dokumentaciju bez papira tvrtke Steri24 za oslobađanje serije i dokumentaciju obrade instrumenata. Svaku seriju odobravate u nekoliko klikova na dodirnom zaslonu i štedite si ručnu papirologiju.
Kako funkcionira digitalna dokumentacija serije sa SteriTrace?
Nakon svakog sterilizacijskog ciklusa, protokol se automatski biljefi, provjerava na dodirnom zaslonu i odobrava u nekoliko klikova. Odluka o oslobađanju sprema se s referencom na seriju i osobu koja je odobrila te je u svakom trenutku dostupna i spremna za reviziju.
Je li SteriTrace prikladan i za osoblje koje nije vješto s IT-om?
Da. Oslobađanje se izvodi u otprilike tri klika na dodirnom zaslonu i namjerno je jednostavno kako bi i zaposlenici bez IT iskustva mogli sigurno raditi s njim.
Može li se autoklav povezati s mojim softverom ordinacije ili higijenskim softverom?
Da, posebno Premium autoklavi mogu se putem LAN/WLAN-a ili serijskog sučelja povezati s uobičajenim softverom ordinacije i dokumentacijskim softverom. Izlazni protokol kompatibilan je s uobičajenim formatima softvera ordinacije; postavljanje na zahtjev preuzima nas tehničar.
Koji softver ordinacije je kompatibilan sa SteriTrace?
Izvoz se obavlja putem mrežne mape ili FTP-a u formatu koji razumije uobičajeni softver ordinacije i dokumentacijski softver. Jednostavno nam javite koji program koristite, a mi ćemo provjeriti povezivanje za vas.
Uklapa li se SteriTrace u moje postojeće IT okruženje?
Da. Izvoz u vas softver ordinacije radi putem mrežne mape ili FTP-a, po želji potpuno offline bez oblaka. Time se SteriTrace fleksibilno uklapa u gotovo svako IT okruženje.
Radi li SteriTrace i bez internetske veze?
Da, SteriTrace može po želji raditi potpuno offline. Dokumentacija i izvoz u vas softver tada se odvijaju lokalno u vašoj mreži.
Izradjuje li autoklav sterilizacijske protokole samostalno?
Da, svaki Steri24 autoklav generira i sprema sterilizacijske protokole s datumom, programom i procesnim podacima automatski. Mogu se pohraniti na USB/memorijsku karticu, prenijeti putem LAN/WLAN-a ili ispisati.
Kako mogu pohraniti sterilizacijske protokole na USB stick?
Protokoli se mogu izvesti kao txt datoteke na USB stick; USB priključak nalazi se na vratima odnosno dolje desno na uređaju. Najbolje koristite što prazniji stick s maks. 16 GB u FAT formatu.
Kako se dokumentira oslobađanje serije i što mora sadržavati?
Oslobađanje serije potrebno je dokumentirati - ručno ili digitalno pomoću SteriTrace. Obuhvaća utvrđene procesne parametre, odluku o oslobađanju te referencu na seriju i osobu koja je odobrila. Točni zahtjevi ovise o propisima u Vašoj zemlji.
Što treba obuhvatiti dokumentacija serije?
Dokumentirati se trebaju izmjerene vrijednosti procesnih parametara i odluka o oslobađanju s referencom na osobu koja je odobrila i seriju. Tako dokazujete da je proces proveden u skladu sa standardnom radnom uputom i validacijskim protokolom.
Tko smije izdati oslobađanje serije?
Osobe ovlaštene za oslobađanje preporučuje se pisano odrediti iz razloga upravljanja kvalitetom. SteriTrace pridružuje svako oslobađanje osobi koja je odobrila i to čini revizijski sljedivim.
Kada formalno završava obrada medicinskog proizvoda?
Obrada završava s dokumentiranim oslobađanjem za primjenu. Ono se temelji na podudarnosti utvrdenih procesnih parametara s validacijskim izvjescima te na provjeri ambalaže i označavanja.
Koliko dugo se moraju čuvati sterilizacijski, oslobadajuci i protokoli obrade?
Rokovi čuvanja ovise o propisima u Vašoj zemlji (primjer: u Njemačkoj najmanje 5 godina, ovisno o daljnjim pravnim osnovama i dulje). Mnoge ordinacije stoga sigurnosti radi arhiviraju dugoročno, najbolje digitalno.
Smiju li se dokumentacije naknadno mijenjati?
Ne. Izvorni sadržaj unosa ne smije se učiniti nečitljivim, a promjene moraju ostati prepoznatljive. Digitalno rješenje poput SteriTrace automatski osigurava tu sljedivost.
Smiju li se protokoli čuvati i digitalno umjesto na papiru?
Da. Zapisi se u pravilu mogu čuvati i na slikovnim ili podatkovnim nosačima, sve dok su dostupni i čitljivi tijekom roka čuvanja; što je dopušteno, ovisi o propisima u Vašoj zemlji. SteriTrace ispunjava upravo taj zahtjev.
Koja je prednost dokumentacije bez papira u odnosu na papirne protokole?
Dokumentacija bez papira štedi svaki tjedan sate, izbjegava blijedjenje termalnog papira i čini inspekciju nadleznih tijela opuštenom. Sve serije odmah su pronalazive i pohranjene spremne za reviziju.
Gdje mogu pronaći besplatne predloške za dokumentaciju i oslobađanje serije?
Steri24 pruža besplatne predloške, npr. ručni obrazac za oslobađanje serije kao i opsezni dokument znanja u wikiju. Alternativno dokumentirate digitalno pomoću SteriTrace.
Mogu li oslobađanje serije dokumentirati i ručno?
Da, ručno oslobađanje serije je dopušteno, npr. pomoću predloška za oslobađanje serije i sterilizacijske olovke. Naljepnice ili barkodovi nisu obvezni; digitalno je međutim znatno brze i sigurnije.
Kako se dodjeljuje broj serije?
Broj serije je tekući broj koji se pri svakom programskom ciklusu autoklava, termodesinfektora ili uređaja za zavarivanje povećava za 1. Kod zavarivanja broji se po vrećici.
Kada se broj serije mora napisati na ambalažu - prije ili nakon sterilizacije?
Uvijek nakon sterilizacije. Najmanje broj serije piše se na zapakirane instrumente, najbolje sterilizacijskom olovkom bez otrovnih kemikalija; i naljepnice za praćenje lijepe se tek nakon toga.
Moraju li se indikatorske i testne trake dugoročno čuvati?
Serijske i sterilizacijske trake te RDG indikatori više ne moraju dugoročno biti pohranjeni. Samo oslobađanje serije i dalje se mora dokumentirati.
Kako na protokolu prepoznajem da je sterilizacija bila uspješna?
Na protokolu se iskazuju postignuti procesni parametri poput temperature, tlaka i vremena držanja te se potvrdjuju statusom uspjeha ili pogreške. Ako se vrijednosti podudaraju s validacijskim izvješćem, serija je spremna za oslobađanje.
Po čemu se Premium autoklavi razlikuju od Pro modela u pogledu dokumentacije?
Premium modeli nude WLAN/LAN povezivanje sa softverom ordinacije te dokumentaciju bez papira i oslobađanje serije izravno na dodirnom zaslonu pomoću SteriTrace. Kod Pro modela dokumentacija se obavlja putem integriranog pisača/USB-a.
Trebam li još pisač za papir ako dokumentiram digitalno?
Ne. Kod mnogih uređaja pisač za papir tvornički je deaktiviran; protokoli se neovisno o tome automatski spremaju i mogu se izvesti putem LAN-a, WLAN-a ili USB-a. Pisač možete uključiti ili isključiti u izborniku.
Mora li se Helix test dodatno dokumentirati?
Da, dokumentacija Helix testa preporučuje se neovisno o zaštiti autoklava osobnim kodom. U Njemačkoj, primjerice, dodatni ručni dnevni završni protokol više nije potreban ako se koristi PC softver sa zaštićenim pristupom lozinkom.
Dokumentira li se zamjena filtra?
Kod Premium modela s dodirnim zaslonom potvrđujete zamjenu bakterijskog filtra na zaslonu pomoću priloženog koda za potpunu, sljedivu dokumentaciju. Filtar se mijenja otprilike svakih 150 ciklusa.
Koja dokumentacija je potrebna pri sterilizaciji kritičnih instrumenata?
Osim sterilizacijskog protokola potrebna vam je cjelovita dokumentacija s označavanjem i sljedivošću. Za setove i sita dodatno su preporucljivi slikovni popisi setova s oglednim punjenjem kako bi se dokazalo oslobađanje serije.
Mora li se broj serije dokumentirati i kod termodesinfektora?
Da, i kod termodesinfektora broj serije je važan; serije moraju biti sljedive kao i kod autoklava. SteriTrace može objediniti protokole iz autoklava, RDG-a i uređaja za zavarivanje.
Koje dokumentacijske obveze vrijede za uređaj za zavarivanje?
Zahtjevi mogu varirati ovisno o nadležnoj komori, primjerice dnevna provjera zavarivanja i godišnja validacija procesa zavarivanja. Test zavarnog spoja potreban je ako zavarujete kritične medicinske proizvode za primjenu na čovjeku.
Moraju li se dezinfekcijske kade označiti i protokolirati?
Da, ovisno o primjeni i propisima u Vašoj zemlji dezinfekcijske kade podliježu obvezama dokumentiranja i označavanja (primjer: u Njemačkoj prema MPBetreibV). Zamjena kupki protokolira se s datumom i osobom koja ju je provela; digitalna dokumentacija nadopunjuje označavanje.
Je li elektronicka dokumentacija pravno izjednacena s papirnom dokumentacijom?
Da, zapisi se u pravilu mogu čuvati na podatkovnim nosačima, sve dok su dostupni, čitljivi i sljedivi. SteriTrace ispunjava te zahtjeve i time je ravnopravan papirnom obliku.
Što mora sadržavati standardna radna uputa za oslobađanje?
Standardna radna uputa trebala bi utvrditi oblik dokumentacije odluke o oslobađanju i postupak u slučaju odstupanja od ispravnog tijeka procesa. Rado vas savjetujemo pri uspostavljanju tih postupaka.
Pomaže li SteriTrace pri inspekciji nadleznih tijela?
Da. Budući da su sve serije potpuno, revizijski sigurno i odmah pronalazivo pohranjene, trazeni dokazi mogu se pri inspekciji brzo predočiti. To inspekciju čini znatno opustenijom.
Mogu li protokole naknadno izvesti i proslijediti nadleznim tijelima?
Da, pohranjeni protokoli mogu se u svakom trenutku izvesti putem LAN-a, WLAN-a ili USB-a i predočiti nadleznim tijelima na zahtjev. Dokaze je ionako preporučljivo držati dostupnima.
Dobijem li i dokumentaciju uz validaciju i održavanje?
Da, u okviru validacije i održavanja primate pripadajuću dokumentaciju, npr. validacijsko izvješće. Za tekuću dokumentaciju obrade rado vas savjetujemo o odgovarajućem SteriTrace rješenju.
Nudite li i tekuću dokumentaciju obrade instrumenata?
Da, osim dokumentacije iz validacije i održavanja, Steri24 sa SteriTrace nudi rješenje za tekuću dokumentaciju obrade bez papira. Obratite nam se za individualno savjetovanje.
Koliko vremena ustedim s dokumentacijom bez papira?
Ordinacije s dokumentacijom serije bez papira u pravilu štede više sati tjedno jer otpada ispisivanje, lijepljenje i arhiviranje papirnih protokola. Oslobađanje uspijeva u nekoliko klikova.
Gdje se pohranjuju podaci SteriTrace - u oblaku ili lokalno?
Pohrana se po želji obavlja potpuno lokalno putem mrežne mape ili FTP-a, bez oblaka. Tako zadrzavate potpunu kontrolu nad svojim dokumentacijskim podacima.
Može li SteriTrace objediniti protokole više uređaja?
Da, SteriTrace je namijenjen zajednickom dokumentiranju serija iz autoklava, termodesinfektora i uređaja za zavarivanje te objedinjavanju oslobađanja na jednom mjestu. Tako cijeli proces obrade ostaje sljediv.
Što se događa s dokumentacijom ako ciklus ne uspije?
Neispravan ili prekinut ciklus oznacuje se u protokolu kao neuspjesan i ne smije se odobriti. Postupak u takvim odstupanjima trebao bi biti reguliran u vašoj standardnoj radnoj uputi; SteriTrace dokumentira dogadaj na sljediv način.
Trebam li za digitalnu dokumentaciju naljepnicu ili barkod?
Naljepnice ili barkodovi u pravilu nisu strogo propisani; i ručno označavanje je dopušteno. Za kritične instrumente međutim obično se zahtijevaju praćenje serije i označavanje (točni zahtjevi ovise o propisima u Vašoj zemlji), što SteriTrace udobno podržava.
Je li dokumentacija Steri24 cjelovita i spremna za provjere?
Da. Steri24 autoklavi Klasse B odgovaraju normi EN 13060, a SteriTrace dokumentira svaku seriju cjelovito i sljedivo. Koji su zahtjevi obvezni, ovisi o propisima u Vašoj zemlji. Svi dokumenti i certifikati dostupni su za preuzimanje kod proizvoda u webshopu.
Po čemu se SteriTrace razlikuje od rješenja etabliranih skupih proizvođača?
SteriTrace nudi cjelovitu dokumentaciju serije bez papira, s povezivanjem na uobičajeni softver ordinacije - po fer cijeni i sa servisom na licu mjesta u Hrvatskoj. Drugi ponuđači često vezu za zatvorene, skuplje sustave.
Je li povezivanje s mojim softverom povezano s dodatnim troškovima?
Postavljanje povezivanja na zahtjev preuzima nas tehničar; točan opseg usklađujemo individualno s vama. Javite nam svoj softver i dostupnost, a mi ćemo vam izraditi odgovarajuću ponudu.
Mogu li nastaviti koristiti postojeće predloške i postupno prijeći na digitalno?
Da. Možete nastaviti koristiti besplatne ručne predloške i u svakom trenutku prijeći na digitalnu dokumentaciju pomoću SteriTrace. Paralelni rad tijekom prijelaza moguć je bez problema.
Koji uređaji podržavaju digitalno oslobađanje serije na dodirnom zaslonu?
Posebno Premium autoklavi s dodirnim zaslonom podržavaju digitalno oslobađanje serije i dokumentaciju izravno na uređaju putem SteriTrace. Koji model odgovara vašem radnom tijeku, brzo saznajte putem konfiguratora autoklava.
Pomaže li dokumentacija pri sljedivosti u slučaju štete?
Da, potpuna dokumentacija serije omogućuje sljedivost svake serije do odluke o oslobađanju i osobe koja je odobrila. To je u slučaju štete ili reklamacije važan dokaz, a preporučuju ga i stručne higijenske smjernice.
Kako mogu saznati koji autoklav s odgovarajućom dokumentacijom mi odgovara?
Najlakše koristite konfigurator autoklava ili kratki savjetodavni razgovor. Preporučit ćemo vam model i dokumentacijsko rješenje prema broju terapeuta, količini instrumenata i vašem softveru ordinacije.
Nudi li Steri24 obuku za dokumentaciju i rukovanje?
Da, uvod je integriran pri puštanju u rad odnosno prvoj validaciji na licu mjesta; na zahtjev obucavamo i vase osoblje za sterilizaciju i dokumentaciju. Tako svi sudionici od početka sigurno rade sa SteriTrace.