RKI dokumentacija nakon primjene kod pacijenta

Ispunite RKI zahtjeve – besplatno

Napravite besplatnom aplikacijom ClavioSoft u samo nekoliko minuta Audit-Check vaše ordinacije – dokumentaciju koja nedostaje softver odmah kreira za vas. To vam uštedi do 90 % posla.

ClavioSoft vam pomaze u RKI dokumentaciji i odobravanju serija u ordinaciji
 

RKI dokumentacija nakon primjene kod pacijenta: osiguravanje sljedivosti

 

Obrada završava dokumentiranim odobrenjem za primjenu. Povezivanje instrumenta s pacijentom nadopunjuje ovo sljedivošću do same primjene: ono povezuje odobrenu seriju s pacijentom u dokumentaciji pacijenta. Tako se u sluçaju potrebe može potpuno dokazati koji je instrument korišten kod kojeg pacijenta.

1Kod papirnatog kartona pacijenta

· Svako sterilizirano pakiranje oznaçava se na strani folije naljepnicom, çime je osigurana sljedivost do serije – minimalno s brojem serije i datumom sterilizacije, uz rok valjanosti odnosno rok skladištenja sterilnog materijala. Oznaçava se pakiranje, a ne pojedinaçni instrument.
· Nakon primjene naljepnica se skida s pakiranja i zalijepljuje u karton pacijenta.
· Zapisi o obradi moraju se çuvati najmanje 5 godina; za dokumentaciju pacijenta drugi pravni propisi mogu propisivati dulje rokove. Dokumentacija mora tijekom roka çuvanja ostati dostupna i çitljiva.

2Kod digitalnog kartona pacijenta

· Na pakiranju se nalazi barkod s istim informacijama.
· Nakon primjene sterilnog materijala barkod se oçitava skenerom i izravno prenosi u digitalni karton.
· Barkod skener tvrtke Steri24 radi poput tipkovnice i unosi podatke u svako uobiçajeno programsko polje – bez posebne konfiguracije.

3Prednosti digitalne dokumentacije

· Ušteda vremena zahvaljujući automatiziranom prikupljanju podataka.
· Manje papira i ekološki prihvatljiviji naçin rada.
· Manje pogrešaka nego kod ruçnog unosa.
· Jednostavna integracija u postojeći softver.
· Dokumentaciju serija i odobrenje obavite besplatnom aplikacijom ClavioSoft u samo nekoliko klikova – ukljuçujući revizijski sigurno arhiviranje.

Zašto je to važno: Dosljedno povezivanje instrument → pacijent osigurava sigurnost pacijenta, pojednostavljuje revizije i inspekciju ordinacije te ispunjava zahtjeve MPBetreibV i RKI preporuka.
Izvori: KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.6 (oznaçavanje/sljedivost do serije), odjeljak 2.2.7 (odobrenje za primjenu), odjeljak 2.2.8 (dokumentacija serija/çuvanje); MPBetreibV § 8.
Od sterilnog instrumenta do kartona pacijenta – kontinuirana digitalna dokumentacija štedi vrijeme i živce. Pronađite odgovarajuću, umreženu opremu.
Pronađite odgovarajući autoklav Klasse B

Važne dodatne napomene prema RKI & normama

Ove toçke se u praksi çesto previdjaju, ali su važne za pravilnu i pravno sigurnu provedbu:

  • Nepromjenjivost dokumentacije: Dokumentacija mora biti zaštićena od manipulacije: izvorni sadržaj unosa ne smije biti uçinjen neçitljivim, a izmjene moraju ostati prepoznatljive (bilo da su izvršene tijekom ili nakon izvornog unosa). Kod digitalne dokumentacije softver treba voditi odgovarajući zapis o izmjenama – besplatna aplikacija ClavioSoft bilježi izmjene na transparentan naçin.Izvor: KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.8 (nepromjenjivost unosa)
  • Povezivanje s dokumentiranim odobrenjem serije: Preduvjet za povezivanje s pacijentom jest da je serija prethodno dokumentirano odobrena – usporedbom procesnih parametara s izvještajem o validaciji te provjerom pakiranja i oznaçavanja od strane pisano imenovane osobe ovlaštene za odobrenje s potrebnom struçnom osposobljenosti. Tek odobrena serija povezuje se s pacijentom; naljepnica odnosno barkod sadrži odobreni broj serije.Izvor: KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.7 (odobrenje za primjenu; pisano imenovanje osoba ovlaštenih za odobrenje)
  • Çitljivost/trajnost termopapira: Ako se naljepnice ili ispisi na termopapiru koriste za lijepljenje u papirnati karton, treba imati na umu da ispisi mogu izblijedjeti. Radi oçuvanja çitljivosti tijekom roka çuvanja preporuçuje se hladna, suha i zaštićena pohrana ili dodatno digitalno osiguranje (skeniranje).Izvor: Baza znanja iz prakse (termopapir otprilike 5 godina, uz hladnu/suhu pohranu i dulje); KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.8 (çitljivost tijekom çuvanja)
  • Razgraniçenje podruçja primjene (kritiçni instrumenti): Sljedivost do serije prema KRINKO zahtijeva se posebno za kritiçne medicinske proizvode (kritiçno A/B). Za nekritiçne instrumente povezivanje s pacijentom nije obavezno. Jasno razgraniçenje u çlanku pomaže izbjeći pretjeranu dokumentaciju.Izvor: KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.6 (sljedivost do serije kod kritiçno A i B)

Potrebni uređaji, potrošni materijal & pribor

Kontrolna lista za ovaj radni korak – to biste trebali imati pri ruci (popis za nabavu):

Uređaji

Potrošni materijal

Pribor

  • Sustav za pohranu protokola/kartona (najmanje 5 godina, çitljivo, hladno/suho/zaštićeno od svjetla)
  • Medij za sigurnosnu kopiju/arhiviranje digitalne dokumentacije (zaštićena pohrana) za dugoroçno arhiviranje
  • Pisano imenovanje osobe ovlaštene za odobrenje i standardna radna uputa (SOP) za odobrenje/sljedivost Digitalno s ClavioSoft

Izvori

  1. KRINKO/BfArM 2012, Bundesgesundheitsbl. 55:1244–1310 – odjeljak 2.2.6 (oznaçavanje), 2.2.7 (odobrenje), 2.2.8 (dokumentacija serija).
  2. MPBetreibV § 8 (sljedivost, dokumentacija).

Koliko je vaša ordinacija spremna za reviziju?

Saznajte u samo nekoliko minuta koliko ste dobro pripremljeni za sljedeću inspekciju — kategoriju po kategoriju, s jasnim napretkom i konkretnim otvorenim toçkama. Potpuno besplatno s ClavioSoft.

ClavioSoft Audit-Ready-Check: prikaz napretka i kategorije
Preuzmite ClavioSoft besplatno
Trajno besplatno Za autoklave svih proizvođaça U skladu s RKI

1 do 1 (od ukupno 1)

Često postavljana pitanja

RKI dokumentacija nakon primjene kod pacijenta – ključna pitanja jasno objanjena.

Sto znaci dokumentacija nakon primjene kod pacijenta u obradi instrumenata?
Ona povezuje odobrenu sterilizacijsku seriju s lijecenim pacijentom u dokumentaciji pacijenta. Tako se bez prekida moze dokazati koji je obradeni instrument koristen kod kojeg pacijenta. Osnova su KRINKO/BfArM 2012 i MPBetreibV § 8.
Moram li dokumentirati koji je instrument koristen kod kojeg pacijenta?
Za kriticne medicinske proizvode (kriticno A i B) zahtijeva se sljedivost do serije. U praksi se naljepnica serije odnosno barkod pridruzuje pacijentu, tako da ostaje transparentno koja je serija primijenjena kod kojeg pacijenta.
Kako povezujem sterilizacijsku seriju s pacijentom u papirnatom kartonu?
Nakon primjene skidate naljepnicu serije s pakiranja i zalijepljujete je u karton pacijenta. Naljepnica sadrzi minimalno broj serije i datum sterilizacije te rok valjanosti odnosno rok skladistenja sterilnog materijala i tako osigurava sljedivost.
Kako funkcionira povezivanje s pacijentom kod digitalnog kartona pacijenta?
Na pakiranju se nalazi barkod s istim informacijama o seriji. Nakon primjene ocitavate barkod skenerom koji podatke izravno prenosi u polje softvera digitalnog kartona. To stedi vrijeme i izbjegava pogreske pri unosu.
Sto mora pisati na naljepnici za sljedivost?
Minimalno broj serije i datum sterilizacije, uz rok valjanosti odnosno rok skladistenja sterilnog materijala. Ti podaci osiguravaju sljedivost do serije. Oznacava se pakiranje, a ne pojedinacni instrument.
Moram li oznacavati pojedine instrumente poput pinceta?
Ne. Pakirani autoklav-sterilizirani setovi ili pojedinacni instrumenti oznacavaju se samo na pakiranju, a ne na samom instrumentu. Oznacavanje se vrsi na strani folije i osigurava sljedivost do serije.
Koliko dugo moram cuvati dokumentaciju o obradi?
Zapisi o obradi moraju se prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.8) cuvati najmanje 5 godina. Za dokumentaciju pacijenta drugi pravni propisi mogu propisivati dulje rokove; oni ostaju nepromijenjeni.
Smijem li dokumentaciju o obradi cuvati na slikovnim ili podatkovnim nosacima?
Da. Prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.8) zapisi se smiju pohranjivati i elektronicki. Potrebno je osigurati da tijekom cijelog roka cuvanja ostanu dostupni i citljivi te da se izmjene transparentno bilježe.
Moraju li se indikatorske i helix-testne trake dugorocno cuvati?
Pojedine indikatorske trake serija i sterilizatora ne moraju se dugorocno cuvati. Medutim, mora se dokumentirati i cuvati samo odobrenje serije, ukljucujuci procesne parametre, odluku o odobrenju i osobu koja je odobrila (KRINKO 2.2.8).
Mora li dokumentacija biti zasticena od manipulacije i nepromjenjiva?
Da. Prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.8) izvorni sadrzaj unosa ne smije biti ucinjen necitljivim, a izmjene moraju ostati prepoznatljive. Digitalni softver za dokumentaciju stoga treba voditi revizijski siguran zapis o izmjenama.
Kako ispravljam pogresan unos u digitalnoj dokumentaciji serija?
Izvorni unos ne smije biti ucinjen necitljivim. Revizijski siguran softver biljezi ispravak s vremenskim zigom i obradivacem, tako da stari i novi status ostaju prepoznatljivi. Tako ostaje ispunjen zahtjev nepromjenjivosti prema KRINKO 2.2.8.
Zasto serija mora biti dokumentirano odobrena prije povezivanja s pacijentom?
Tek odobrena serija povezuje se s pacijentom. Odobrenje se vrsi usporedbom procesnih parametara s izvjestajem o validaciji te provjerom pakiranja i oznacavanja od strane imenovane osobe (KRINKO 2.2.7). Naljepnica odnosno barkod sadrzi odobreni broj serije.
Tko smije odobriti sterilizacijsku seriju?
Samo pisano imenovane osobe ovlastene za odobrenje. Iz razloga upravljanja kvalitetom te se osobe moraju pisano imenovati (KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.7). Odobrenje se vrsi tek nakon usporedbe procesnih parametara s izvjestajem o validaciji.
Kakvu vezu mora dokumentacija serija imati sa standardnom radnom uputom?
Dokumentirane mjerne vrijednosti i odluka o odobrenju moraju dokazati da je proces protekao u skladu sa standardnom radnom uputom i protokolom validacije (KRINKO 2.2.8). Tek ta usporedba opravdava odobrenje i potom povezivanje serije s pacijentom.
Je li dovoljna rucna oznaka ili trebam naljepnice?
Rucno oznacavanje na strani folije jednako je dopusteno kao rjesenje s naljepnicama ili barkodovima. Odlucujuce je da sljedivost do serije ostane osigurana. Kod digitalnog kartona barkod olaksava prijenos bez pogresaka.
Na kojoj strani sterilnog pakiranja se oznacava?
Oznacavanje se u pravilu vrsi na strani folije, a ne na papirnatoj strani. Papirnata strana vazna je za prodor pare i ne smije se tiskati niti lijepiti. Tako sterilna barijera ostaje netaknuta, a sljedivost osigurana.
Trebam li u svakoj ordinaciji povezivanje instrumenata s pacijentom?
Sljedivost do serije prema KRINKO zahtijeva se posebno za kriticne medicinske proizvode (kriticno A i B). Za nekriticne instrumente povezivanje s pacijentom nije obavezno. Jasno razgranicenje izbjegava pretjeranu dokumentaciju.
Koji instrumenti moraju biti dokumentirani u vezi s pacijentom?
Prije svega kriticni medicinski proizvodi (kriticno A i B) koji dolaze u kontakt s krvlju, sluznicom ili ostecenom kozom. Za njih se prema KRINKO/BfArM 2012 (odjeljak 2.2.6) zahtijeva sljedivost do serije.
Kada oznacavam pakiranje -- prije ili nakon autoklaviranja?
Uvijek nakon sterilizacije. Minimalno se broj serije upise na pakirane instrumente, najbolje prikladnom olovkom za sterilizaciju. Naljepnice za pracenje takoder se lijepe tek nakon sterilizacije.
Kako se dodjeljuje broj serije za dokumentaciju?
Broj serije je uzastopni broj koji se povecava za jedan pri svakom programskom ciklusu uredaja. On povezuje sterilizacijski protokol, oznacavanje pakiranja i povezivanje s pacijentom te seriju cini jednoznacno sljedivom.
Mogu li povezivanje s pacijentom obaviti digitalno barkod skenerom?
Da. Barkod skener radi kao HID uredaj poput tipkovnice i unosi skenirane podatke o seriji bez posebne konfiguracije u svako uobicajeno programsko polje. Tako prenosite seriju izravno u digitalni karton pacijenta.
Koje su prednosti digitalne dokumentacije u odnosu na papir?
Stedi vrijeme zahvaljujuci automatiziranom prikupljanju podataka, smanjuje papir i izbjegava pogreske rucnih unosa. Osim toga, jednostavno se integrira u postojeci softver ordinacije i omogucuje revizijski sigurnu, uvijek dostupnu pohranu.
Zasto termopapir blijedi i kako osigurati citljivost?
Ispisi na termopapiru mogu s godinama izblijedjeti. Buduci da dokumentacija mora ostati citljiva tijekom cijelog roka cuvanja (KRINKO 2.2.8), preporucuje se hladna, suha i od svjetla zasticena pohrana ili dodatno digitalno osiguranje skeniranjem.
Koliko dugo je termopapir postojan?
Ispisi na termopapiru u praksi traju otprilike 5 godina, uz hladnu i suhu pohranu i dulje. To je iskustvena vrijednost, a ne norma. Buduci da citljivost mora biti zajamcena tijekom roka cuvanja, dodatno digitalno skeniranje je smisleno.
Sto moram predociti na higijenskoj reviziji u vezi s dokumentacijom pacijenta?
Trebali biste moci bez prekida dokazati koja je odobrena serija koriscena kod kojeg pacijenta, ukljucujuci odobrenje serije i protokole obrade. Dosljedno povezivanje instrument-serija-pacijent pojednostavljuje revizije i ispunjava MPBetreibV i RKI preporuke.
Koji su uredaji potrebni za digitalnu dokumentaciju nakon primjene kod pacijenta?
Potrebni su vam racunalo u ordinaciji s digitalnim kartonom pacijenta, barkod skener (USB/HID) te po potrebi pisac za naljepnice/etikete za generiranje barkodova serije. Dodatno, softver za dokumentaciju sa zapisom o izmjenama sluzi za revizijski sigurnu pohranu.
Kako dokumentiram seriju koja se koristi kod vise pacijenata?
Svako pakiranje nosi broj serije; za svakog pacijenta zalijepljuje se pripadajuca naljepnica ili se skenira barkod. Tako nastaje za svakog pacijenta zasebno povezivanje sa zajednickom odobrenom serijom, bez gubitka sljedivosti.
Stvara li autoklav sterilizacijske protokole za dokumentaciju sam?
Da. Autoklavi Klasse B automatski generiraju i pohranjuju sterilizacijske protokole s datumom, programom i procesnim parametrima. Oni se mogu pohraniti na USB, prenijeti putem LAN/WLAN ili ispisati i temelj su dokumentacije serija.
Gdje mogu pronaci predloske za dokumentaciju i odobrenje serija?
Steri24 besplatno stavlja na raspolaganje predloske, primjerice rucni obrazac za odobrenje serija. Alternativno, dokumentaciju serija i odobrenje obavite digitalno besplatnom aplikacijom ClavioSoft, ukljucujuci revizijski sigurnu pohranu.
Koja je razlika izmedu dokumentacije serija i povezivanja s pacijentom?
Dokumentacija serija dokazuje pravilan tijek sterilizacijskog procesa i odobrenje serije (KRINKO 2.2.8). Povezivanje s pacijentom potom tu odobrenu seriju povezuje s konkretnim pacijentom i time zatvara lanac sljedivosti.
Je li dokumentacija povezana s pacijentom obavezna za podologiju i njegu stopala?
Ako obradujete kriticne instrumente na ljudima, oznacavanje i sljedivost do serije vrijede i u podologiji i njezi stopala. Povezivanje s kartonom pacijenta osigurava dokaz koja je serija primijenjena kod kojeg pacijenta.
Koje obveze dokumentiranja ima stomatoloska ordinacija nakon primjene kod pacijenta?
Stomatoloske ordinacije moraju za kriticne instrumente osigurati sljedivost do serije i odobrenu seriju povezati s kartonom pacijenta. Uz to dolaze odobrenje serije i cuvanje protokola obrade (najmanje 5 godina prema RKI).
Je li dokumentacija povezana s pacijentom potrebna u studijima za tetoviranje i piercing?
Ako se obraduju kriticni instrumenti koji dolaze u kontakt s krvlju, primjenjuju se KRINKO zahtjevi za sljedivost do serije. Povezivanje odobrene serije s dokumentacijom klijenta stvara dokaz bez prekida.
Kako preuzimam postojecu dokumentaciju pri preuzimanju ordinacije?
Postojeci zapisi o obradi moraju se nastaviti voditi i tijekom tekuceg roka (najmanje 5 godina prema KRINKO 2.2.8) ostati dostupni i citljivi. Izblijedjele papirnate ispise trebali biste radi sigurnosti dodatno digitalno skenirati.
Sto propisuje MPBetreibV § 8 o dokumentaciji obrade?
MPBetreibV § 8 zahtijeva odgovarajucu validiranu obradu s dokumentiranom provedbom. Zajedno s KRINKO preporukama proizlazi obveza dokumentacije serija, odobrenja i sljedivosti obradenih medicinskih proizvoda.
Na sto se odnosi sljedivost -- na instrument ili seriju?
Kod kriticno A i B sljedivost mora biti osigurana do pripadajuce serije, kod kriticno C do pojedinog obradenog proizvoda (KRINKO 2.2.6). U svakodnevnoj praksi povezivanje se stoga najcesce vrsi putem broja serije na pakiranju.
Kako se razlikuju kriticno A, B i C u pogledu dokumentacije?
Kod kriticno A i B dovoljna je sljedivost do serije; kod kriticno C, dakle proizvoda s povisenim zahtjevima, mora se pratiti do pojedinog obradenog proizvoda (KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.6). Prema tome se ravna opseg dokumentacije.
Sto sve pripada potpunoj dokumentaciji serija?
Zabilježene mjerne vrijednosti procesnih parametara i odluka o odobrenju, svaka s referencom na osobu koja odobrava i seriju. Moraju dokazati da je proces protekao u skladu sa standardnom radnom uputom i protokolom validacije (KRINKO 2.2.8).
Kako bez prekida povezujem seriju i pacijenta?
Tako da naljepnicu serije zalijepite u karton pacijenta ili barkod skenirate u digitalni karton. Preduvjet je prethodno dokumentirano odobrena serija ciji se broj serije nalazi na naljepnici odnosno barkodu.
Moram li dokumentaciju voditi i kod uredaja s odobrenjem putem zaslona osjetljivog na dodir?
Odobrenje se smije izvrsiti digitalno na uredaju, no dokumentacija serija s procesnim parametrima, odlukom o odobrenju i osobom koja odobrava mora se sacuvati. Povezivanje s pacijentom potom se vrsi putem naljepnice ili barkoda u kartonu.
Koliko kosta digitalna dokumentacija nakon primjene kod pacijenta?
Softver ClavioSoft za odobrenje serija, dokumentaciju i revizijski sigurnu pohranu je besplatan. Dodatni troskovi nastaju samo za hardver poput barkod skenera ili pisaca za naljepnice, ako ih koristite za digitalnu varijantu.
Kako u slucaju stete ili spora dokazujem koji je instrument pacijent primio?
Putem broja serije pohranjenog u kartonu pacijenta moze se pratiti pripadajuca odobrena serija i njezin protokol obrade. Taj neprekidni lanac instrument-serija-pacijent sredisnji je dokaz i osigurava sigurnost pacijenta.
Moram li dokumentirati i rok valjanosti odnosno rok skladistenja sterilnog materijala?
Da, oni pripadaju podacima na pakiranju. Pri odredivanju roka skladistenja sterilnog materijala treba uzeti u obzir vrstu pakiranja, transport i uvjete skladistenja (KRINKO 2.2.6). Tako ostaje vidljivo do kada je sterilni materijal bio sigurno primjenjiv.
Kako pravilno odrediti rok skladistenja sterilnog materijala?
Mjerodavni su vrsta pakiranja, transport i uvjeti skladistenja (KRINKO/BfArM 2012, odjeljak 2.2.6). Utvrden rok zajedno s brojem serije i datumom sterilizacije ide na pakiranje i u lanac sljedivosti.
Tko je odgovoran za pravilnu dokumentaciju nakon primjene kod pacijenta?
Odgovoran je vlasnik odnosno od njega pisano imenovana osoba ovlastena za odobrenje. Ona osigurava da su serije dokumentirano odobrene i pravilno povezane s dokumentacijom pacijenta (MPBetreibV § 8, KRINKO 2.2.7/2.2.8).
Koji softver pomaze u revizijski sigurnoj dokumentaciji serija?
Softver za dokumentaciju poput besplatnog ClavioSoft obavlja dokumentaciju i odobrenje serija u samo nekoliko klikova te sve revizijski sigurno pohranjuje. Biljezi izmjene na transparentan nacin i time ispunjava zahtjev nepromjenjivosti.
Je li sama pohrana u sterilizatoru dovoljna kao dokumentacija pacijenta?
Ne. Uredaj pohranjuje sterilizacijske protokole i procesne parametre, no povezivanje odobrene serije s konkretnim pacijentom vrsi se dodatno putem naljepnice ili barkoda u kartonu pacijenta. Tek oboje zajedno zatvara lanac sljedivosti.
Kako pronalazim pogodene pacijente ako se serija naknadno reklamira?
Putem broja serije unesenog u kartone pacijenata mogu se identificirati svi pacijenti kod kojih je ta serija primijenjena. Neprekidno povezivanje serija-pacijent upravo je za to osnova i omogucuje ciljano djelovanje.
Mora li se dokumentacija povezana s pacijentom u Austriji ili Svicarskoj provoditi drukcije?
Osnovno nacelo sljedivosti do serije i povezivanja s pacijentom vrijedi neovisno o zemlji. U Austriji i Svicarskoj, medutim, nacionalni propisi (npr. ONorm, kantonalni propisi) mogu odstupati u pogledu rokova i forme; provjerite ih dodatno.
Nudi li Steri24 podrsku pri dokumentaciji obrade instrumenata?
Da. Za tekucu dokumentaciju na raspolaganju je besplatni softver ClavioSoft za odobrenje serija i revizijski sigurnu pohranu; u okviru validacije i odrzavanja dobivate i pripadajuca izvjesca. Rado vas savjetujemo pri odabiru odgovarajucih rjesenja.