Documentatie & software
Documentatie & software: papierloos & auditbestendig
Gedaan met de papierrompslomp: hoe u elke charge digitaal, RKI-conform en rechtstreeks in uw praktijksoftware documenteert.
Duitsland Oostenrijk Zwitserland
Kort geantwoord
Met SteriTrace documenteert u de chargevrijgave papierloos en exporteert u ze naar elke gangbare praktijksoftware. Dat bespaart elke week uren — en maakt de inspectie ontspannen.
Digitale documentatie begrijpen
Van de werking tot de koppeling met uw software — alles wat belangrijk is in één oogopslag.
Info over de SteriTrace software-koppeling
Papierloze RKI-documentatie die elke praktijksoftware begrijpt.
Meer wetenCompatibiliteit met praktijksoftware
Welke praktijksoftware met SteriTrace samenwerkt.
Meer wetenDocumentatie van de instrumentenherbewerking
Chargecontrole, vrijgave en auditbestendige documentatie juist aangepakt.
Meer wetenVeelgestelde vragen
Echte vragen uit praktijken, klinieken en studio's — helder beantwoord.
Hoe lang duurt de levering na de bestelling?
De apparaten zijn doorgaans op voorraad. Na ontvangst van de betaling gebeurt de verzending per transporteur; de levertijd binnen Duitsland bedraagt gewoonlijk ca. 3-4 werkdagen.
Kan ik op factuur of per overschrijving betalen?
Standaard verloopt de betaling via vooruitbetaling of overschrijving. Betaling op factuur met betalingstermijn is afhankelijk van land en klantstatus mogelijk (bijv. via PayPal of Klarna 'later betalen'); kies daarvoor in de shop de betreffende optie of vraag het ons.
Zijn uw autoclaven geschikt voor laboratoriumtoepassingen, de sterilisatie van vloeistoffen of S2-laboratoria?
Onze klasse B-autoclaven zijn bestemd voor medische instrumenten en niet geschikt voor de sterilisatie van vloeistoffen of voor S2-laboratoria. Voor laboratoriumtoepassingen, vloeistoffen, vrij programmeerbare cycli of laboratoriumafval bestaan er laboratoriumautoclaven van het merk CertoClav (certoclav.com).
Waar vind ik sjablonen en formulieren voor de documentatie en ladingvrijgave?
Wij stellen gratis sjablonen voor de documentatie en ladingvrijgave ter beschikking, bv. het handgeschreven ladingvrijgaveformulier (steri24.de/media/Chargenfreigabe_Handschriftlich.pdf) alsook een uitvoerig kennis-/SteriDoc-document in de wiki op steri24.de. Als alternatief is de digitale documentatie via de app SteriTrace (Android) mogelijk.
Laat de autoclaaf zich koppelen aan mijn praktijk- of hygiënesoftware (bijv. Dampsoft, Docma, Vetera, my:MPG)?
Ja, vooral de Premium-autoclaven laten zich via LAN/wifi of een seriële interface koppelen aan gangbare praktijk- en documentatiesoftware (bijv. Dampsoft, Docma, Vetera, my:MPG). Het uitvoerprotocol is compatibel met gangbare praktijksoftwareformaten, zodat elke software met een passende koppeling wordt ondersteund. De inrichting verzorgt onze technicus; deel ons het door u gebruikte programma en uw bereikbaarheid mee.
Voert u zeer grote autoclaven (bijv. 95, 250, 500 of 1000 liter)?
Ons grootste toestel is de klasse B Pro 45L. Grotere volumes (bijv. 95, 250 of meerdere honderden liter) voeren wij niet; daarvoor bevelen wij gespecialiseerde aanbieders zoals Holzner aan. Bij een hogere behoefte plaatsen veel klanten meerdere 23L-toestellen.
Dat hoeft u niet alleen te dragen
De meest voorkomende zorgen van onze klanten — en hoe wij ze oplossen.
„Wat is SteriTrace eigenlijk?“
Een papierloze chargedocumentatie op het touchscreen — in 3 klikken vrijgegeven, ook voor niet-IT-gericht personeel.
„Past dat in mijn IT?“
Export naar elke praktijksoftware via netwerkmap/FTP — en alles draait op verzoek volledig offline.
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Papierloze, auditvaste ladingdocumentatie die elke praktijksoftware begrijpt. Uren bespaard — elke week.
Wat klanten zeggen
4,9 van 5 sterren op Google — uit geverifieerde recensies.
MK
Maud Kolb · Google
„Snelle levering, goed advies, prima prijs. Onderhoud en validatie in de buurt. Ik ben gelukkig. Bedankt!“
SG
Stephanie Grebe · Google
„Ik ben zeer positief getroffen door het bijzonder goede, eerlijke, geduldige advies. Men voelde zich goed opgevangen.“
4,9 op 5 op Google Medisch hulpmiddel klasse B · EN 13060 · TÜV SÜD 39 vestigingen + 150 partners DACH Familiebedrijf sinds 1957
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Haeufig gestellte Fragen
Doku & Software – die wichtigsten Fragen klar beantwortet.
Was ist SteriTrace?
SteriTrace ist die papierlose Dokumentationslösung von Steri24 für die Chargenfreigabe und die Dokumentation der Instrumentenaufbereitung. Sie geben jede Charge in wenigen Klicks am Touchscreen frei und sparen sich die handschriftliche Zettelwirtschaft.
Wie funktioniert die digitale Chargendokumentation mit SteriTrace?
Nach jedem Sterilisationslauf wird das Protokoll automatisch erfasst, am Touchscreen geprüft und in wenigen Klicks freigegeben. Die Freigabeentscheidung wird mit Bezug auf Charge und freigebende Person gespeichert und steht jederzeit audit-fest zur Verfügung.
Ist SteriTrace auch für nicht-IT-affines Personal geeignet?
Ja. Die Freigabe erfolgt in etwa drei Klicks am Touchscreen und ist bewusst einfach gehalten, damit auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne IT-Erfahrung sicher damit arbeiten können.
Lässt sich der Autoklav an meine Praxis- bzw. Hygienesoftware anbinden?
Ja, vor allem die Premium-Autoklaven lassen sich über LAN/WLAN oder eine serielle Schnittstelle an gängige Praxis- und Dokumentationssoftware anbinden. Das Ausgabeprotokoll ist mit gängigen Praxissoftware-Formaten kompatibel; die Einrichtung übernimmt auf Wunsch unser Techniker.
Welche Praxissoftware ist mit SteriTrace kompatibel?
Der Export erfolgt über Netzwerkordner oder FTP in einem Format, das gängige Praxis- und Dokumentationssoftware versteht. Teilen Sie uns einfach Ihr genutztes Programm mit, dann prüfen wir die Anbindung für Sie.
Passt SteriTrace in meine bestehende IT-Umgebung?
Ja. Der Export an Ihre Praxissoftware läuft über Netzwerkordner oder FTP, auf Wunsch komplett offline ohne Cloud. Damit fügt sich SteriTrace flexibel in nahezu jede IT-Umgebung ein.
Funktioniert SteriTrace auch ohne Internetverbindung?
Ja, SteriTrace kann auf Wunsch vollständig offline betrieben werden. Die Dokumentation und der Export an Ihre Software laufen dann lokal in Ihrem Netzwerk.
Erstellt der Autoklav die Sterilisationsprotokolle selbst?
Ja, jeder Steri24-Autoklav generiert und speichert die Sterilisationsprotokolle mit Datum, Programm und Prozessdaten automatisch. Diese können auf USB/Speicherkarte gesichert, per LAN/WLAN übertragen oder ausgedruckt werden.
Wie sichere ich die Sterilisationsprotokolle auf einem USB-Stick?
Die Protokolle lassen sich als txt-Dateien auf einen USB-Stick exportieren; der USB-Port befindet sich an der Tür bzw. unten rechts am Gerät. Verwenden Sie am besten einen möglichst leeren Stick mit max. 16 GB in FAT-Formatierung.
Wie wird die Chargenfreigabe dokumentiert und was muss sie enthalten?
Die Chargenfreigabe muss nach RKI dokumentiert werden – handschriftlich oder digital mit SteriTrace. Sie erfasst die ermittelten Prozessparameter, die Freigabeentscheidung sowie den Bezug zu Charge und freigebender Person.
Was schreibt die KRINKO/RKI-Empfehlung zur Chargendokumentation vor?
Nach KRINKO sind die erfassten Messwerte der Prozessparameter und die Freigabeentscheidung mit Bezug auf die freigebende Person und die Charge zu dokumentieren. Sie müssen belegen, dass der Prozess gemäß Standardarbeitsanweisung und Validierungsprotokoll abgelaufen ist.
Wer darf die Chargenfreigabe erteilen?
Die zur Freigabe berechtigten Personen sind nach KRINKO aus Gründen des Qualitätsmanagements schriftlich zu benennen. SteriTrace ordnet jede Freigabe der freigebenden Person zu und macht das audit-fest nachvollziehbar.
Wann endet die Aufbereitung eines Medizinprodukts formal?
Die Aufbereitung endet nach KRINKO mit der dokumentierten Freigabe zur Anwendung. Diese stützt sich auf die Übereinstimmung der ermittelten Prozessparameter mit den Validierungsberichten sowie auf die Prüfung von Verpackung und Kennzeichnung.
Wie lange müssen Sterilisations-, Freigabe- und Aufbereitungsprotokolle aufbewahrt werden?
Nach KRINKO/RKI sind die Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre aufzubewahren; je nach weiteren Rechtsgrundlagen können längere Fristen gelten. Viele Praxen archivieren deshalb sicherheitshalber langfristig, am besten digital.
Dürfen Dokumentationen nachträglich verändert werden?
Nein. Nach KRINKO darf der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung nicht unkenntlich gemacht werden, und Änderungen müssen erkennbar bleiben. Eine digitale Lösung wie SteriTrace stellt diese Nachvollziehbarkeit automatisch sicher.
Dürfen die Protokolle auch digital statt auf Papier aufbewahrt werden?
Ja. Nach KRINKO können die Aufzeichnungen auch auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden, solange sie während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und leserlich sind. SteriTrace erfüllt genau diese Anforderung.
Was ist der Vorteil der papierlosen Dokumentation gegenüber Papierprotokollen?
Papierlose Dokumentation spart jede Woche Stunden, vermeidet verblassendes Thermopapier und macht die Behördenbegehung entspannt. Alle Chargen sind sofort auffindbar und audit-fest abgelegt.
Wo finde ich kostenlose Vorlagen zur Dokumentation und Chargenfreigabe?
Steri24 stellt kostenlose Vorlagen bereit, z. B. ein handschriftliches Chargenfreigabe-Formular sowie ein ausführliches Wissensdokument im Wiki. Alternativ dokumentieren Sie digital mit SteriTrace.
Kann ich die Chargenfreigabe auch handschriftlich dokumentieren?
Ja, eine handschriftliche Chargenfreigabe ist zulässig, z. B. mit der Chargenfreigabe-Vorlage und einem Sterilisationsstift. Etiketten oder Barcode sind nicht zwingend; digital geht es jedoch deutlich schneller und sicherer.
Wie wird die Chargennummer vergeben?
Die Chargennummer ist eine fortlaufende Zahl, die bei jedem Programmdurchlauf von Autoklav, Thermodesinfektor oder Siegelgerät um 1 hochzählt. Beim Versiegeln zählt sie je Beutel.
Wann muss die Chargennummer auf die Verpackung geschrieben werden – vor oder nach der Sterilisation?
Immer nach der Sterilisation. Mindestens die Chargennummer wird auf die verpackten Instrumente geschrieben, am besten mit einem Sterilisationsstift ohne giftige Chemikalien; auch Tracing-Labels werden erst danach aufgeklebt.
Müssen Indikator- und Teststreifen langfristig aufbewahrt werden?
Chargen- und Sterilstreifen sowie RDG-Indikatoren müssen nicht mehr langfristig aufbewahrt werden. Die Chargenfreigabe selbst muss aber weiterhin dokumentiert werden.
Wie erkenne ich auf dem Protokoll, dass die Sterilisation erfolgreich war?
Auf dem Protokoll werden die erreichten Prozessparameter wie Temperatur, Druck und Haltezeit ausgewiesen und mit einem Erfolgs- bzw. Fehlerstatus quittiert. Stimmen die Werte mit dem Validierungsbericht überein, ist die Charge freigabefähig.
Was unterscheidet die Premium-Autoklaven bei der Dokumentation von den Pro-Modellen?
Die Premium-Modelle bieten WLAN/LAN-Anbindung an die Praxissoftware sowie papierlose Chargenfreigabe und Dokumentation direkt am Touchscreen mit SteriTrace. Beim Pro erfolgt die Dokumentation über integrierten Drucker/USB.
Brauche ich noch den Papierdrucker, wenn ich digital dokumentiere?
Nein. Bei vielen Geräten ist der Papierdrucker werkseitig deaktiviert; die Protokolle werden unabhängig davon automatisch gespeichert und lassen sich per LAN, WLAN oder USB exportieren. Den Drucker können Sie im Menü ein- oder ausschalten.
Muss der Helix-Test zusätzlich dokumentiert werden?
Ja, die Dokumentation des Helix-Tests ist nach RKI bzw. Empfehlung der Kammer unabhängig von einer Personalcode-Sicherung des Autoklaven notwendig. Ein zusätzliches handschriftliches Tagesabschlussprotokoll ist bei Nutzung einer PC-Software mit Passwortfreigabe jedoch nicht mehr erforderlich.
Wird der Filterwechsel dokumentiert?
Bei Premium-Modellen mit Touchscreen bestätigen Sie den Wechsel des Bakterienfilters am Display per beiliegendem Code zur lückenlosen Dokumentation nach RKI. Der Filter wird etwa alle 150 Zyklen getauscht.
Welche Dokumentation ist bei der Sterilisation kritischer Instrumente erforderlich?
Neben dem Sterilisationsprotokoll benötigen Sie eine Dokumentation gemäß RKI mit Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit. Für Sets und Siebe sind zusätzlich bebilderte Sieblisten mit Musterbeladung sinnvoll, um die Chargenfreigabe zu belegen.
Muss die Chargennummer auch beim Thermodesinfektor dokumentiert werden?
Ja, auch beim Thermodesinfektor ist die Chargennummer wichtig; die Chargen müssen wie beim Autoklaven verfolgbar sein. SteriTrace kann die Protokolle aus Autoklav, RDG und Siegelgerät zusammenführen.
Welche Dokumentationspflichten gelten für das Siegelgerät?
Die Anforderungen können je nach zuständiger Kammer variieren, etwa ein täglicher Sealcheck und eine jährliche Validierung des Siegelprozesses. Ein Siegelnahttest ist erforderlich, wenn Sie kritische Medizinprodukte zur Anwendung am Menschen einschweißen.
Müssen Desinfektionswannen beschriftet und protokolliert werden?
Ja, Desinfektionswannen unterliegen je nach Anwendung Dokumentations- und Kennzeichnungspflichten nach MPBetreibV. Der Wechsel der Bäder wird mit Datum und durchführender Person protokolliert; eine digitale Dokumentation ergänzt die Kennzeichnung.
Ist eine elektronische Dokumentation rechtlich der Papierdokumentation gleichgestellt?
Ja, nach KRINKO können die Aufzeichnungen auf Datenträgern aufbewahrt werden, solange sie verfügbar, leserlich und nachvollziehbar bleiben. SteriTrace erfüllt diese Vorgaben und ist damit der Papierform gleichwertig.
Was muss eine Standardarbeitsanweisung zur Freigabe enthalten?
Die Standardarbeitsanweisung muss nach KRINKO die Form der Dokumentation der Freigabeentscheidung und das Vorgehen bei Abweichungen vom korrekten Prozessablauf festlegen. Wir beraten Sie gern bei der Einrichtung dieser Abläufe.
Hilft SteriTrace bei der Behördenbegehung?
Ja. Weil alle Chargen lückenlos, audit-fest und sofort auffindbar abgelegt sind, lassen sich die geforderten Nachweise bei einer Begehung schnell vorlegen. Das macht die Begehung deutlich entspannter.
Kann ich Protokolle nachträglich exportieren und an Behörden weitergeben?
Ja, die gespeicherten Protokolle lassen sich jederzeit per LAN, WLAN oder USB exportieren und den zuständigen Behörden auf Verlangen vorlegen. Nach KRINKO sind die Nachweise ohnehin vorzuhalten.
Bekomme ich bei Validierung und Wartung auch Dokumentation?
Ja, im Rahmen von Validierung und Wartung erhalten Sie die zugehörige Dokumentation, z. B. den Validierungsbericht. Für die laufende Dokumentation der Aufbereitung beraten wir Sie gern zur passenden SteriTrace-Lösung.
Bieten Sie auch die laufende Dokumentation der Instrumentenaufbereitung an?
Ja, neben der Dokumentation aus Validierung und Wartung bietet Steri24 mit SteriTrace eine Lösung für die laufende, papierlose Dokumentation der Aufbereitung. Sprechen Sie uns für eine individuelle Beratung an.
Wie viel Zeit spare ich mit der papierlosen Dokumentation?
Praxen sparen mit der papierlosen Chargendokumentation in der Regel jede Woche mehrere Stunden, weil das Beschriften, Einkleben und Ablegen von Papierprotokollen entfällt. Die Freigabe gelingt in wenigen Klicks.
Wo werden die Daten von SteriTrace gespeichert – Cloud oder lokal?
Die Speicherung erfolgt auf Wunsch vollständig lokal über Netzwerkordner oder FTP, ohne Cloud. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumentationsdaten.
Kann SteriTrace die Protokolle mehrerer Geräte zusammenführen?
Ja, SteriTrace ist darauf ausgelegt, die Chargen aus Autoklav, Thermodesinfektor und Siegelgerät gemeinsam zu dokumentieren und die Freigabe an einer Stelle zu bündeln. So bleibt der gesamte Aufbereitungsprozess nachvollziehbar.
Was passiert mit der Dokumentation, wenn ein Lauf fehlschlägt?
Ein fehlerhafter oder abgebrochener Lauf wird im Protokoll als nicht erfolgreich ausgewiesen und darf nicht freigegeben werden. Das Vorgehen bei solchen Abweichungen sollte in Ihrer Standardarbeitsanweisung geregelt sein; SteriTrace dokumentiert den Vorgang nachvollziehbar.
Brauche ich für die digitale Dokumentation ein Etikett oder einen Barcode?
Etiketten oder Barcodes sind nicht zwingend vorgeschrieben; auch eine handschriftliche Kennzeichnung ist zulässig. Für kritische Instrumente besteht jedoch eine Chargenverfolgungs- und Etikettierpflicht, die SteriTrace komfortabel unterstützt.
Entspricht die Steri24-Dokumentation den RKI-Anforderungen?
Ja, die Steri24-Klasse-B-Autoklaven und die SteriTrace-Dokumentation sind auf die RKI/KRINKO- und MPBetreibV-Anforderungen ausgelegt. Alle Unterlagen und Zertifikate stehen als Download beim Produkt im Shop bereit.
Wie unterscheidet sich SteriTrace von Lösungen etablierter teurer Hersteller?
SteriTrace bietet papierlose, RKI-konforme Chargendokumentation mit Anbindung an gängige Praxissoftware – zum fairen Preis und mit großem Vor-Ort-Servicenetzwerk in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Andere Anbieter binden oft an geschlossene, teurere Systeme.
Ist die Anbindung an meine Software mit Zusatzkosten verbunden?
Die Einrichtung der Anbindung übernimmt auf Wunsch unser Techniker; den genauen Umfang stimmen wir individuell mit Ihnen ab. Teilen Sie uns Ihre Software und Erreichbarkeit mit, dann erstellen wir Ihnen ein passendes Angebot.
Kann ich vorhandene Vorlagen weiter nutzen und schrittweise auf digital umstellen?
Ja. Sie können die kostenlosen handschriftlichen Vorlagen weiter verwenden und jederzeit auf die digitale Dokumentation mit SteriTrace umsteigen. Ein Parallelbetrieb während der Umstellung ist problemlos möglich.
Welche Geräte unterstützen die digitale Chargenfreigabe am Touchscreen?
Vor allem die Premium-Autoklaven mit Touchscreen unterstützen die digitale Chargenfreigabe und Dokumentation direkt am Gerät über SteriTrace. Welches Modell zu Ihrem Arbeitsablauf passt, finden Sie schnell über den Autoklav-Konfigurator heraus.
Hilft die Dokumentation bei der Rückverfolgung im Schadensfall?
Ja, eine lückenlose Chargendokumentation ermöglicht die Rückverfolgung jeder Charge bis zur Freigabeentscheidung und freigebenden Person. Das ist im Schadens- oder Reklamationsfall ein wichtiger Nachweis und nach KRINKO gefordert.
Wie finde ich heraus, welcher Autoklav mit passender Dokumentation zu mir passt?
Am einfachsten nutzen Sie den Autoklav-Konfigurator oder ein kurzes Beratungsgespräch. Wir empfehlen Ihnen Modell und Dokumentationslösung passend zu Behandlerzahl, Instrumentenmenge und Ihrer Praxissoftware.
Bietet Steri24 Schulung zur Dokumentation und Bedienung an?
Ja, eine Einweisung ist bei Inbetriebnahme bzw. Erstvalidierung vor Ort integriert; auf Wunsch schulen wir auch Ihr Personal zur Sterilisation und Dokumentation. So arbeiten alle Beteiligten von Anfang an sicher mit SteriTrace.